Una posizione si apre.

Serve una persona nuova, magari anche con una certa urgenza.

Il responsabile ha già in mente più o meno il profilo, il budget è stato definito e l’aspettativa iniziale è semplice: pubblicare l’annuncio, incontrare alcuni candidati e arrivare rapidamente ad una scelta.

Poi iniziano i colloqui.

Un candidato sembra interessante ma non abbastanza esperto. Un altro ha le competenze giuste, ma aspettative economiche più alte del previsto. Un altro ancora arriva alla fase finale e nel frattempo accetta un’altra proposta.

Passano le settimane e quella che all’inizio sembrava una ricerca relativamente semplice comincia a diventare un problema.

A quel punto la domanda arriva quasi inevitabilmente:

“Perché ci stiamo mettendo così tanto?”

Il punto è che spesso le aziende tendono a considerare il tempo necessario per assumere come il tempo necessario per trovare un candidato.

Ma trovare una persona e riuscire ad inserirla realmente in azienda sono due cose molto diverse.

La selezione inizia prima ancora di cercare candidati

Quando nasce l’esigenza di assumere, la prima reazione può essere quella di iniziare immediatamente la ricerca.

Ma prima di pubblicare un annuncio servirebbe chiarire cosa si sta realmente cercando.

Quali attività dovrà svolgere questa persona?

Quali competenze sono indispensabili?

Quali possono essere sviluppate dopo l’ingresso?

Quanto dovrà essere autonoma?

Quali responsabilità avrà?

Sono domande che sembrano semplici ma che, all’interno dell’azienda, non sempre ricevono la stessa risposta.

Può capitare che il responsabile immagini un professionista molto esperto mentre il budget disponibile sia più coerente con una figura intermedia.

Oppure che durante i primi colloqui emergano necessità che inizialmente non erano state considerate.

A quel punto il processo rallenta non perché manchino candidati, ma perché l’azienda sta ancora definendo il profilo che vuole davvero inserire.

E ogni modifica fatta durante la ricerca può significare ricominciare almeno in parte da capo.

Quando il profilo ideale restringe troppo la ricerca

Un altro elemento che può allungare sensibilmente i tempi riguarda il numero di requisiti richiesti.

Esperienza nello stesso settore.

Conoscenza di determinati software.

Inglese fluente.

Esperienza nella gestione di persone.

Disponibilità immediata.

Presi singolarmente, possono essere tutti requisiti sensati.

Il problema nasce quando diventano contemporaneamente indispensabili.

Più il profilo viene definito in modo preciso, più si riduce il numero di persone potenzialmente compatibili.

E si crea una situazione apparentemente contraddittoria: l’azienda ha bisogno di assumere velocemente, ma costruisce una ricerca che richiede una combinazione estremamente specifica di esperienze e competenze.

Non significa abbassare gli standard.

Significa distinguere ciò che è realmente necessario per svolgere il ruolo da ciò che sarebbe semplicemente preferibile trovare.

Una persona può non conoscere un determinato gestionale ma avere esperienza con strumenti simili.

Può provenire da un settore differente ma aver gestito problematiche quasi identiche.

Può avere quattro anni di esperienza anziché cinque, ma responsabilità già coerenti con la posizione.

Se ogni requisito viene letto come un criterio rigido, il rischio è continuare a cercare una persona perfetta mentre diverse persone potenzialmente adatte vengono escluse.

Anche il candidato sta prendendo una decisione

Durante la selezione non è soltanto l’azienda a scegliere.

Anche il candidato lo sta facendo.

Una persona interessante può essere coinvolta contemporaneamente in più processi, ricevere altre offerte o semplicemente cambiare idea durante le settimane che separano il primo colloquio dalla decisione finale.

Per questo il tempo non è una variabile neutra.

Se tra un colloquio e l’altro passano due settimane, se i feedback interni richiedono diversi giorni o se l’offerta deve attraversare numerosi livelli di approvazione, il candidato continua comunque la propria ricerca.

E può accadere che, quando finalmente arriva la decisione dell’azienda, quella persona non sia più disponibile.

Non perché non fosse interessata.

Semplicemente perché qualcun altro ha concluso il processo prima.

La durata, però, non è necessariamente un problema in sé.

Un processo può prevedere diversi passaggi ed essere comunque percepito positivamente, se questi vengono spiegati e gestiti con chiarezza.

Sapere che il prossimo colloquio sarà tra dieci giorni è diverso dal non ricevere alcuna informazione per dieci giorni.

Anche il tempo comunica qualcosa sul modo in cui un’organizzazione prende decisioni.

L’urgenza dell’assunzione non sempre coincide con l’urgenza del processo

Molti rallentamenti non avvengono sul mercato.

Avvengono all’interno dell’azienda.

Agende da coordinare.

Feedback da raccogliere.

Responsabili che devono confrontarsi.

Budget e condizioni economiche da approvare.

Sono passaggi comprensibili.

Ma quando non vengono considerati dall’inizio, finiscono per sommarsi.

E così può accadere che una posizione venga definita urgente mentre il processo necessario per coprirla non riesce a muoversi con la stessa urgenza.

Il problema non è necessariamente avere più persone coinvolte nella decisione.

È capire prima chi deve decidere, quali informazioni servono e quali passaggi sono realmente necessari.

Altrimenti una selezione può rimanere ferma per giorni non perché manchino candidati validi, ma perché la decisione interna non è ancora arrivata.

Trovare il candidato non significa aver concluso l’assunzione

Anche quando la persona giusta viene individuata, il processo non è necessariamente finito.

Il candidato può avere un periodo di preavviso.

Può voler riflettere sull’offerta.

Può confrontarla con altre opportunità o ricevere una controproposta.

Per questo il tempo di assunzione dovrebbe essere considerato partendo non dal momento in cui viene pubblicato l’annuncio, ma dalla data in cui si vorrebbe avere realmente quella persona operativa.

Se sappiamo che tra tre mesi servirà una nuova risorsa e iniziamo a cercarla quando quei tre mesi sono quasi terminati, una necessità prevedibile diventa inevitabilmente un’emergenza.

E quando una posizione rimane scoperta, il costo non riguarda soltanto il recruiting.

Le attività vengono distribuite tra i colleghi.

I responsabili assorbono attività operative.

Alcuni progetti rallentano.

Le persone presenti possono lavorare più a lungo con carichi superiori al normale.

Forse, quindi, il problema non è che le aziende sottovalutino semplicemente quanto sia difficile trovare candidati.

Più spesso sottovalutano quante decisioni devono essere prese prima, durante e dopo quella ricerca.

Assumere richiede tempo perché non significa soltanto trovare una persona disponibile.

Significa capire chi serve, incontrarla, valutarla, essere valutati a propria volta e costruire le condizioni perché entrambe le parti decidano di lavorare insieme.

E forse la domanda più utile non è:

“Quanto tempo ci vuole per trovare qualcuno?”

Ma:

“Quanto tempo abbiamo realmente previsto per arrivare ad una buona decisione?”